Manejo de equipos virtuales

La internacionalización de las empresas, tecnologías de vanguardia, avances en la comunicación, herramientas colaborativas, cambios en la gestión del trabajo y una pregunta: ¿cómo hacer para manejar equipos virtuales a distancia?

El objetivo será en todos los casos gestionar un colaborador o grupo de colaboradores en forma remota, manteniendo la motivación, cohesión y productividad. Pueden estar ubicados en diferentes puntos geográficos, pero esto hoy por hoy ya no es un impedimento.  Es más: muchas veces los equipos virtuales son más dinámicos que aquellos que comparten un mismo espacio físico.

La comunicación como base

Para esto, la comunicación es una premisa esencial.  Es importantísimo que les hagas saber cuál es su rol, responsabilidades, objetivos individuales (y grupales, en caso de que trabajen en equipo). Deja en claro cuáles son tus expectativas de resultados, entregas y deadlines con los que te quieres manejar.

Pero atención: la comunicación no debe ser unilateral. Ellos conforman TU equipo y es fundamental que los consideres como tal. Instala ese sentimiento de cohesión de grupo; ellos deben sentirse parte de un todo. Y debes hacerles saber que estás ahí. Establece con ellos comunicaciones periódicas. Es clave que ellos sepan y sientan que cuentan con tu orientación y apoyo. No dejes nada por sentado. Comunica y escucha. Estate abierto a preguntas y sugerencias. El feedback es esencial en todo proceso de comunicación (si queremos que resulte efectivo, valga la aclaración. Si tus colaboradores se sienten considerados, tenidos en cuenta, escuchados, sus niveles de motivación aumentarán radicalmente, y en consecuencia su compromiso con el proyecto y con tu empresa.

Dinámica de la comunicación

Si eliges colaboradores a mediano/largo plazo es importante que agendes conferencias periódicas para bajar objetivos y que se sientan parte. Independientemente de los objetivos del proyecto en sí (que ya los habrás comunicado en una primera instancia) es fundamental que compartas con tu gente los objetivos de la empresa y del área a corto, mediano y largo plazo, y refuerces la filosofía de la compañía. Además ofréceles sesiones de entrenamiento cada vez que sea necesario.

Para agilizar el proceso de comunicación procura contar con una sólida plataforma de recursos para el intercambio de información, para interactuar con tu equipo y para controlar las etapas del proyecto. Hoy por hoy esto puede darse por obvio, pero no está de más remarcarlo: utiliza herramientas que puedan apoyarte en este sentido: el Cloud Computing aporta mucho. Programas como Skype, Google Docs, Dropbox, Ge.tt, Screenr y tantos otros agilizan la dinámica de trabajo y ahorran costos. Comparte estos recursos con tus colaboradores, hazles saber cómo maximizar sus beneficios  y sumérgelos en las nuevas tecnologías.

Otra clave

Establecer reglas. No dejes al azar detalles como instancias de comunicación, periodicidad, tiempos de respuesta, informes y todo lo que sea útil para dar seguimiento al trabajo de tu equipo y estar alineados. Eso sí: lo ideal es que evalúes resultados y desempeño, no pretendas controlar minuto a minuto la actividad de tus colaboradores. Consejo: al momento de formar tu equipo, lo ideal sería que cada uno de los miembros sea disciplinado y tenga la capacidad de tomar decisiones a distancia.

Un detalle no menor: cuando se trata de equipos virtuales o contratistas de trabajadores en forma remota, no olvides tener en cuenta las diferencias culturales en cuanto a la forma de trabajo y horarios laborales. Te ahorrarás dolores de cabeza.

Recuerda: para mantener la cohesión del equipo y garantizar resultados, la clave es la comunicación. Sé claro con tus expectativas, establece una ida y vuelta, hazles saber que cuenta con tu apoyo y orientación, y confía en tu equipo. Los resultados no se van a hacer esperar.