Guía para elegir el Sistema de Gestión adecuado

31 Mar 2017
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Contar con el Sistema de Gestión adecuado para tu empresa es sin duda la mejor inversión que puedes hacer. Pero al tomar una decisión como esta debes preguntarte cuál es el sistema correcto, qué debes tomar en cuenta a la hora de elegir y cuándo es el momento ideal para implementar un ERP en tu organización. Nosotros preparamos para ti una pequeña guía que te ayudará paso a paso para tomar la mejor decisión en esta importante tarea:

1. Forma un equipo de selección

Elige a personas de tu confianza que conozcan tu compañía de pies a cabeza. Este equipo de trabajo debe conocer la visión, los objetivos de la compañía y a hacia dónde quiere llegar. La función principal de este equipo o comité, será garantizar que el software que decidan adquirir cumpla con las necesidades actuales y futuras que requiere la empresa para determinar la mejor opción.

2. Crea una lista de las operaciones de tu empresa

Imagina que acompañas a tu esposa al súper mercado, ella va preparada con su lista ¿cierto? Conoce perfectamente su casa, su despensa y cada detalle de lo que hace falta en el hogar. Además, conoce a detalle cada pasillo y la ubicación de los artículos, ¿por qué? porque adquirió experiencia y conocimientos investigando y analizando las mejores opciones para comprar.

Por este motivo es fundamental analizar a detalle las necesidades de tu organización, si cuentas con perfiles de puestos, echa mano de ellos, de lo contrario puedes empezar haciendo un lista con relación a los departamentos y puestos. Investiga paso a paso los procesos, las tareas y actividades que toman más tiempo, qué personal está involucrado en dichos procesos, cómo se obtiene la información. Escucha a tus colaboradores y aprende de sus experiencias. Esto no solo te dará información para adquirir la mejor opción sino que te permitirá actuar de inmediato en situaciones ineficientes dentro de tu empresa.

guia para elegir sistema de gestion sistema administrativo

3. Crea una lista con los sistemas que pueden cumplir esas funciones

Actualmente existen muchas opciones en el mercado. Debes elegir de acuerdo a tus necesidades. Para esto te recomendamos seleccionar por lo menos 3 opciones que cumplan con las características que te presento a continuación:

El tamaño de ERP

Si es un sistema robusto o es un sistema sencillo dependerá de las operaciones de tu organización, para automatizar más actividades y procesos es necesario adquirir un Sistema de Gestión con todos los módulos que requieres. También es importante tomar en cuenta que mientras más módulos y automatización necesites, mayor será el tiempo de implementación. Esta no es una tarea sencilla, sin embargo cuando se efectúa correctamente, aumentarán los beneficios y ventajas que se obtienen de un ERP.

La plataforma

Puedes hacer una división en dos principales plataformas de sistemas de gestión: Los que se implementan y los que están alojados en la nube (cloud).
Si tu empresa está comenzando y requieres mayor movilidad sin duda tu primera opción debe ser un sistema Cloud, pero si ya cuentas con la infraestructura necesaria como; servidores, red LAN y equipos, puedes optar por un sistema instalable cliente/servidor.

La funcionalidad

Un punto muy importante para evaluar un sistema radica en que cumpla con las operaciones de la lista en el paso numero 2 de esta pequeña guía, no puedes basar tu decisión por funcionalidades que tu empresa no necesita. Por ello, es fundamental que tengas claro las necesidades y requerimientos básicos de tu organización. Eso no quiere decir que no pienses a futuro, una excelente opción es un Sistema ERP escalable y modular, pues te permitirá iniciar con los módulos básicos y funcionalidades esenciales, conforme crezca tu empresa podrás aumentar los módulos incrementando las funcionalidades de este. Te recomendamos solicitar una prueba gratuita o una demostración del software. Esto te dará confianza y tranquilidad para pensar, probar y elegir la opción adecuada para tu negocio.

4. Define tu presupuesto disponible

La implementación de un ERP no se trata únicamente de adquirir el software, debes considerar otros costos dentro del proceso como lo son la consultoría para llevar a cabo la implementación. Si tendrás que incluir adaptaciones y modificaciones, además del proceso de capacitación para tu personal o equipo de trabajo involucrado en la implementación. Considera la infraestructura necesaria como equipos de cómputo y servidores. Te recomendamos pedir a los proveedores una cotización de estos costos adicionales para que puedas incluirlos en tu presupuesto.

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Conclusión

A final de este trayecto para tu organización, lo importante es que en todo momento te sientas seguro y con el control absoluto de lo que está sucediendo en tu empresa. Se necesita paciencia y dedicación en el proceso y te aseguramos que pronto tendrás una herramienta de gestión capaz de brindarte información, agilidad, eficiencia y la automatización necesaria para enfocarte únicamente en el crecimiento  y expansión de tu empresa.

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