5 procesos que puedes optimizar con un software empresarial
La optimización de los procesos y los recursos trata de establecer acciones de mejora en aquellas tareas que intervienen en la elaboración del producto y/o servicio que ofrecemos desde nuestra organización. Descubre que procesos pueden ser optimizados mediante algún software empresarial.
Las organizaciones son espacios de interacción entre personas, procesos, tecnología, etc. El reto está en conseguir una adecuada integración entre todos ellos para asegurar que todas y cada una de las piezas, que conforman el motor de la organización, encajan de manera adecuada. Esto sólo es posible con un conocimiento profundo de dicho espacio. De esta manera, seremos capaces de generar el movimiento necesario, aprovechando los recursos y la interconexión de todas las partes.
Dos de los elementos de vital importancia en la empresa son, por un lado, los procesos y, por otro, los recursos de los que se dispone. Por tanto, es necesario asegurar un adecuado manejo de dichos elementos.
La optimización tiene como objetivo mejorar el resultado en aquello que hacemos. Por tanto, la optimización de los procesos y los recursos trata de establecer acciones de mejora en aquellas tareas que intervienen en la elaboración del producto y/o servicio que ofrecemos desde nuestra organización.
Optimización eficiente en los procesos y recursos: 5 claves
Como lo importante es establecer un buen método… ¡vamos a pasar a la acción!
1. Identifica el proceso y los recursos implicados
En esta primera fase, por un lado, vamos a definir el proceso y, por otro lado, vamos a establecer qué recursos son necesarios para llevarlo a cabo como, por ejemplo; materiales que utilizamos, el tiempo que empleamos, el coste, las personas implicadas, etc.
2. Desglosa el proceso en sus diferentes acciones
En esta fase el objetivo es dividir en pequeñas acciones los pasos que lo conforman, es decir, entradas y salidas del proceso. Es importante conocer y plasmar todos y cada uno de los pasos que en él intervienen y la interacción que se da entre ellos. Esto nos aportará un mayor control y nos servirá de ayuda para tomar mejores decisiones de mejora.
3. Establece KPIs en aquellas acciones clave del proceso
Los KPIs son indicadores de medida centrados en obtener una mejora en la eficacia del proceso, garantizando una visión objetiva de la situación. En resumen, si lo que queremos es mejorar, lo que tendremos que hacer es medir.
4. Analiza los datos y toma las decisiones oportunas
Analiza los resultados obtenidos a partir de los indicadores de medida que establecimos en la fase anterior. La comparación entre éstos y los datos con los que partíamos inicialmente, nos aporta la información necesaria que nos permitirá tomar la decisión correcta acerca de cuáles son las acciones de mejora necesarias.
5. Realiza un seguimiento continuo
Establecer fechas en el calendario para evaluar de manera continuada, proporcionando un feedback de la situación, recogiendo y analizando las incidencias que hayan podido surgir, así como las aportaciones que permitan una mejora. El objetivo en esta fase es realizar los reajustes necesarios para que, en cualquier caso, obtengamos como resultado nuestro objetivo principal, la optimización.
En conclusión, se trata de establecer una hoja de ruta que nos sirva para ubicarnos, implantando un plan de acción estratégico que permita obtener el mejor resultado, utilizando los recursos de manera adecuada.
